E-mail. E-mail biedt ongetwijfeld het beste én slechtste aan productiviteit. Het laat ons toe snel en efficiënt met wie dan ook, waar dan ook te communiceren en doet ons tegelijkertijd de haren uit het hoofd trekken door een overvloed aan Viagra advertenties, ‘grapjes’ en een ‘back-and-forth’en waar het vaak niet nodig is.

Voor wie al ‘ns in het laatste kamp valt, of dat stadium voorbij is maar toch ondervind dat er iets schort aan de manier waarop met e-mail wordt omgegaan, of wie gewoon iets bij wil leren post ik vanaf vandaag elke week een tip waarin ik mijn persoonlijke aanpak toelicht. Het resultaat van meer dan een decennium aan gebruik en de wijsheid dat it’ll get worse before it gets better. Teneinde de productiviteit te bevorderen, of de onderbrekingen te verminderen. En soms beide.

In volgorde van doeltreffendheid start ik met:

‘IMAP vs. POP = IMAP’.

IMAP en POP zijn e-mail ‘protocols’. Een vorm van communicatie tussen een e-mail server en e-mail lezer (of e-mail client.)

Met POP (of Post Office Protocol) worden de berichten verplaatst van de e-mail server naar je computer (en naargelang de instellingen van je mail client) verwijderd van de server. Bij IMAP (of Internet Message Access Protocol) blijven de berichten op de e-mail server en worden ze ingelezen door je e-mail client. Je e-mail verlaat dus nooit de server en net dat maakt het zo interessant. Ik som de voordelen even op:

Werkplekonafhankelijk
Een voorbeeldje uit de praktijk: ik stuur net voor het buitenshuis gaan een bericht. Tussen twee afspraken in lees ik via m’n telefoon de Reply (en markeer het bericht als “gelezen”.) Na aankomst bij collega S. gebruik ik vervolgens diens machine om via Webmail een repliek te formuleren die ik als Draft bewaar en bij terugkeer op de laptop van m’n echtgenote verzend. Sinds alle verkeer via de IMAP e-mail server verloopt is het geheel synchroon bewaard, netjes op te volgen én toegankelijk vanuit elke locatie met een internetverbinding.

Server Back-ups
Met IMAP blijft je e-mail op de server geparkeerd. Je hoeft zelf niet in te staan voor een regelmatige back-up van je server (hoewel het aan te raden valt bij e-mail berichten die je absoluut niet kwijt wil zien.)
Laat ons eerlijk zijn: de kans dat je e-mail archief ten onder gaat aan een crash is aanzienlijk kleiner bij een daartoe bestemde e-mail server dan op je eigen desk- of laptopje. En blijkt het noodlot zich toch voor te doen, ligt de kans op een recente back-up veel hoger.

Selectief
Met IMAP worden enkel de headers van een e-mail bericht gedownload tijdens een eerste verbinding (doorgaans de afzender en het onderwerp.) De rest volgt op verzoek. Wat betekent dit in de praktijk? (Grotere) bijlages kunnen zo tijdelijk genegeerd worden; spam kan op basis van onderwerp verwijderd worden. PDA’s of smartphones met databeperking of mindere verbinding worden niet noodzakelijk belast met de bestandsgrootte van het hele bericht.

IMAP is in vele opzichten superieur aan POP en zou mijn inziens de norm moeten zijn. De voordelen zijn legio en het verschil in interactie tussen beide protocollen is quasi onbestaande. Niettemin vermoed ik dat de instapdrempel voor de eindgebruiker hoger ligt. Iets dat wellicht te wijten valt aan slecht communicerende ISPs en netwerkbeheerders die het e-mail verkeer liever kwijt dan rijk zijn op de servers.

Ik las ergens dat ‘life before IMAP sucked’. Ik zou het zelf niet beter kunnen zeggen.